Hoe je met data de ‘olifantenpaadjes’ in werkprocessen kunt ontdekken

Olifantenpaadjes zijn paadjes die mensen fietsend of wandelend creëren om een stukje van de officiële route af te wijken. Sporen in het gras maken dat werkelijke gedrag van mensen mooi zichtbaar. Eigenlijk laten ze hiermee de — in hun ogen — ‘ontwerpfouten’ bij de aanleg van fiets- of wandelpaden zien. Behalve in de openbare ruimte kom je olifantenpaadjes ook in werkprocessen tegen. Medewerkers creëren zo hun eigen ideale lijn. Dat leidt soms tot grote ergernis, maar bedenk dat ze daarmee ook ‘ontwerpfouten’ in de werkprocessen zichtbaar maken. Met behulp van data analyse kun je dit in beeld brengen om vervolgens relevante en zinvolle verbeteringen in je processen doorvoeren. En een volgende stap naar optimale werkprocessen te zetten.

Pas data analyse toe om gedrag binnen werkprocessen inzichtelijk te maken

Door slim gebruik te maken van gegevens uit werkprocessen kun je het gedrag van mensen in het proces, de systemen en de organisatie zichtbaar maken. Iedere handeling is feitelijk een event. Door deze eventdata op te slaan maak je een bron van analyseerbare data. Met ‘process mining’ technieken kun je op basis van deze events tot nieuwe inzichten komen over de processen binnen je organisatie.

Daarvoor is het nodig om patronen zichtbaar te maken, eigenlijk vergelijkbaar met de olifantenpaadjes. Op basis van de data kun je herleiden of die patronen vaak of minder vaak doorlopen worden en of het dezelfde mensen dan wel verschillende mensen zijn die dat doen.

Afwijkende patronen binnen werkprocessen zijn soms beter

Uitgangspunt is het bestaande procesmodel dat de processtappen, werkprocedures en afspraken weerspiegeld. Wat je met data zichtbaar maakt is hoe hier, in welke frequentie en op welke wijze, van wordt afgeweken. De afgeleide procesmodellen geven weer wat er nu eigenlijk écht gebeurt binnen proces of een organisatie.

Deze kunnen enorm afwijken van de beoogde procedures of procesbeschrijvingen en zijn uitermate geschikt om te ontdekken welke procesverbeteringen voor een organisatie handig zouden kunnen zijn. In ieder geval leggen ze knelpunten of mogelijke ontwerpfouten in de voorgeschreven werkwijze bloot.

Schep ruimte voor afsnijroutes in je organisatie

Je kunt afsnijroutes natuurlijk verbieden. Maar je kunt ze ook juist benutten om inzicht te krijgen in procesverbeteringen om vervolgens draagvlak voor aanpassingen te creëren. Als je aan iemand vraagt ‘waarom doe je dat zo?’, dan krijg je niet altijd een onderbouwd antwoord. Maar als je in beeld kunt brengen hoe medewerkers vanuit bepaalde patronen werken kun je de discussie aangaan waarom men zo handelt en van dat inzicht gebruik maken.

Er zijn managementgoeroes die zeggen dat de rebellerende medewerkers de beste medewerkers zijn. Dat is misschien iets te kort door de bocht. Maar door ruimte te scheppen voor afsnijroutes kun je de efficiëntie in je organisatie verbeteren en het werkplezier verhogen. Twee vliegen in één klap!

Zolang er gras is, zijn er olifantenpaadjes

Zowel in de openbare ruimte als in organisaties zullen olifantenpaadjes altijd blijven bestaan. De vraag is hoe je hier als organisatie en als manager of leidinggevende mee om gaat. Wil je als organisatie meer data-driven werken? Dan kun je in ieder geval het volgende doen:

• Zet data analyse in om inzicht te krijgen in olifantenpaadjes
• Bepaal welke procesverbeteringen je kunt doorvoeren
• Monitor de resultaten van je verbeteringen

Wil je met een expert overleggen hoe je olifantenpaadjes zichtbaar kunt maken? Of hoe je andere uitdagingen rondom data in jouw organisatie kunt tackelen? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze specialisten. Zij helpen je graag verder.