5 succesfactoren voor efficiënt data delen in de keten

Of het nu gaat om de nieuwsgeving rond een Salmonellabesmetting bij een cateraar, een video over dierenleed die viraal is gegaan of de betrokkenheid van kinderarbeid bij de productie van bepaalde producten; consumenten zijn geïnteresseerd in de veiligheidsborging en oorsprong van producten. Ze maken zich meer dan ooit zorgen over de herkomst van hun voedsel. En ze laten zich bij hun aankoopgedrag ook steeds meer beïnvloeden en leiden door de zorgen en meningen die ze vooral via sociale media tot zich nemen. Dit is een belangrijke drijfveer om voedselketens transparanter te maken.

De consument verwacht eerlijke en relevante informatie

Op het gebied van herkomst en inhoud verwacht de consument zekerheid, duidelijkheid en relevante informatie van producenten. Waar mogelijk voorzien van eenduidige, begrijpelijke claims (biologisch, verantwoord, GMO-vrij) waarmee hij of zij geholpen kan worden in het maken van keuzes.

Om de consument te voorzien van relevante informatie is het essentieel dat schakels in de voedselketens hun informatie delen. Natuurlijk zijn hier vanuit de wetgeving rondom traceerbaarheid en productverantwoordelijkheid al wel een aantal stappen gezet.

5 zaken die transparantie in ketens moeilijk maken

Toch gaat de uitwisseling van deze informatie vaak maar één schakel terug en één schakel vooruit. Terwijl je voor een volledig beeld van het eindproduct de volledige keten moet kunnen ‘aflopen’. Er zijn verschillende zaken waardoor de gevraagde (vereiste) transparantie niet in alle ketens zonder meer ingevuld kan worden.

Complexe ketens: Ons voedsel is door samengestelde producten steeds complexer geworden. Het aantal ingrediënten is sterk toegenomen.

Het grote aantal betrokken partijen en ketens: Naast een producent heb je logistieke dienstverlener(s), distributiecentra, verwerkers, toeleveranciers, verkooporganisatie etc. Allen betrokken vanuit hun eigen expertise met hun eigen belangen.

Voedselketens zijn vaak internationaal: Inhoudelijke afstemming van informatie en koppelbaarheid van systemen is vaak een uitdaging. De primaire processen (commercieel, logistiek en financieel) worden als eerste geautomatiseerd. Aanvullende informatie rond bijvoorbeeld de oorsprong en duurzaamheid van producten is nog te vaak bijkomstigheid. Hierdoor en hiervoor ontbreken passende standaarden en afspraken.

De angst om informatie te delen: Wanneer een handelaar in grondstoffen aan zijn klanten aangeeft waar hij zijn waar vandaan haalt en hij bovendien zelf onvoldoende waarde kan toevoegen aan de keten, zal hij bang zijn dat volgende transacties hem passeren.

Voedselketens divergeren en convergeren: Vanuit productie en verwerking splitsen partijen en worden partijen weer samengevoegd. Bijvoorbeeld in de vleesketens geeft dit uitdagingen waar het gaat om traceerbaarheid versus de optimalisatie van partijgroottes.

Transparantie is een vereiste om het vertrouwen van de consument te winnen

Toch zullen de voedselproducenten de transparantie in en hun grip op ketens moeten vergroten om niet verrast te worden door de eisen of verwachtingen die bij de consument ontstaan. Zij zullen deze discussies voor moeten zijn om niet voor schut te gaan in bijvoorbeeld een programma als ‘De Keuringsdienst van Waarde’, dat feilloos in staat is om de zwakke plekken in onzinnige claims of het gebrek aan transparantie op aansprekende wijze aan de kaak te stellen.

Om dit te voorkomen en informatie en data succesvol in de keten te delen om daarmee de transparantie te vergroten, zijn een aantal factoren van belang.

5 succesfactoren voor het delen van data in de keten

1. Gezamenlijk belang
Er moet een gezamenlijk belang zijn om data te delen. Het helpt om dit gezamenlijk gedragen keten- of groepsbelang duidelijk te definiëren. Stel doelen die ervoor zorgen dat de keten of groep sterker (of minder kwetsbaar) wordt en waar deelnemers duidelijk toegevoegde waarde in zien.

2. Onderling vertrouwen
Er moet vertrouwen zijn in het delen van de data. Soms is de oplossing om een onafhankelijke regisseur of organisatie in te schakelen of te creëren. Om alle schijn van oneerlijkheid of tegenstrijdige belangen te voorkomen dient een organisatievorm gevonden te worden die duidelijk vanuit de gezamenlijkheid acteert en zorgt voor borging en continuïteit.

3. Verwaarden van het ketenvoordeel
Wanneer samenwerking leidt tot een effectievere of transparantere keten is het zeer belangrijk dat het voordeel kan worden verwaard. Uiteindelijk, het liefst op voorhand, zal de inspanning beloond en tot waarde gebracht moeten worden.

Wanneer de meerwaarde onduidelijk is en niet in een economische waarde (omzetvergroting, kostenbesparing of het bieden van zekerheid en borging) uitgedrukt kan worden wordt het moeilijk om er een goede business case omheen te bouwen en alle neuzen dezelfde kant op te laten wijzen.

Een eerlijke verdeling of verrekening van de het behaalde voordeel is belangrijk. Wanneer partijen samenwerken om bijvoorbeeld kosten te besparen spelen sentimenten mee waarin ze in basis argwanend zijn voor wat betreft de effort die erin gestoken wordt ten opzichte van het eigen voordeel. Zeker wanneer het hier concurrerende bedrijven betreft is duidelijkheid en openheid essentieel.

4. Efficiëntie
Om op een efficiënte manier data uit te wisselen is het belangrijk om afspraken te maken op alle niveaus. Processen, standaarden, verantwoordelijkheden, samenwerkingskaders (wat wel, maar ook wat niet). Heb oog voor het gezamenlijk belang, maar verlies het individuele belang en daarmee behoefte aan controle niet uit het oog. Teveel concessies leiden uiteindelijk tot onvrede. Zorg dat er in de samenwerking mogelijkheden zijn om organisaties te laten sturen in de wijze waarop zij participeren in het delen van gegevens.

5. Controle en borging
Transparantie is niet hetzelfde als open data. Het is belangrijk dat afzonderlijke deelnemers zelf kunnen bepalen welke data wel of niet gedeeld wordt en op welke manier de data bijvoorbeeld in benchmarks terecht komt. Bij voorkeur zit de eigenaar van de data ‘aan het stuur’. Het moet in ieder geval helder zijn welke afspraken hiervoor gelden.

Transparantie is een vereiste, maar waar begin je?

Transparantie en het delen van data is in het huidige tijdperk eigenlijk een vereiste, maar waar begin je om dit te realiseren? Wil je meer weten over welke methodieken en principes je hierbij kunt gebruiken en hoe je dit voor jouw organisatie kunt toepassen? Neem dan vrijblijvend contact op.