De 6 belangrijkste voordelen van een relationele database boven Excel

Vorige week schreven we een blog waarin we adviseren om Excel niet als database te gebruiken. Er niets mis met het gebruik van Excel als rapportagetool, maar het is geen database. Een relationele database is een beter alternatief dan Excel om de betrouwbaarheid en kwaliteit van de data te garanderen. En dat is een voorwaarde om op ieder moment over de juiste data te kunnen beschikken. Zeker als je op basis van data beslissingen wilt nemen. In dit blog gaan we dieper in op hoe een relationele database werkt en wat de belangrijkste voordelen zijn.

Hoe werkt een relationele database?

Een relationele database is opgebouwd uit tabellen die een onderlinge relatie met elkaar hebben. Daarbij bevat elke tabel de data van één bepaalde gegevenssoort — een entiteit. Het relationele model beschrijft de werkelijkheid en bevat meestal zoveel aparte tabellen als er entiteiten zijn. Een relationele database streeft ernaar om alle gegevenselementen maar één keer vast te leggen. Dat heet in vaktermen ‘normaliseren’.

Onderstaande regel is een voorbeeld uit Excel. Het bedrijf Jansen komt hier twee keer voor. Jansen heeft in dit voorbeeld namelijk twee locaties. Nu staan de regels bij elkaar zodat dit opvalt, maar in een uitgebreide spreadsheet is dit waarschijnlijk niet het geval. Zou je de naam Jansen willen aanpassen in Janssen? Dan is de kans groot dat je in Excel moet sorteren op ‘Bedrijf’. Om vervolgens te kijken hoe vaak die naam voorkomt en het aan te passen.

In een relationele database wordt dit anders opgelost. Daar wordt, zoals gezegd, gewerkt met tabellen. In dit voorbeeld zou er een tabel ‘Organisaties’ en een tabel ‘Locaties’ zijn. In de tabel ‘Organisaties’ leg je alle gegevens vast die bij een organisatie horen. In de tabel ‘Locaties’ leg je de gegevens van de locatie vast. En tussen die tabellen leggen we een koppeling — een relatie. Vandaar de naam relationele database. Die koppeling zie je hieronder als lijn tussen de tabellen en die geeft aan dat één organisatie oneindig veel locaties kan hebben, maar dat een locatie altijd bij één specifieke organisatie hoort.

In dit voorbeeld wordt in de tabel ‘Organisaties’ één record met de naam “Jansen” vastgelegd en worden in de tabel ‘Locaties’ twee records (voor de locatie “Lassen” en de locatie “Constructie”) vastgelegd. Een record is als het ware een rij in een tabel. In de tabel ‘Locaties’ wordt een extra veld Organisatie_id als ‘verwijssleutel’ opgenomen. Hierin is aangegeven welke organisatie bij de locatie hoort. Het verbinden van tabellen doe je aan de hand van de verwijssleutels.

Dus in tegenstelling tot Excel, leg je in een relationele database de organisatienaam Jansen maar één keer vast. Dat betekent dat wanneer je de naam moet aanpassen naar Janssen je dit ook maar op één plek hoeft te doen.

Wat zijn de voordelen van een relationele database ten opzichte van Excel?

Een relationele database heeft ten opzichte van Excel veel voordelen. We hebben de belangrijkste voor je op een rij gezet.

1. Het afdwingen van relaties
Wanneer in een relationele database de koppeling (relatie) tussen tabellen wordt gelegd dan zal die er ook voor zorgen dat de relatie wordt afgedwongen. Dat gebeurt in Excel niet. Dat betekent dat je kunt afdwingen dat er altijd een ‘Organisatie’ bij een ‘Locatie’ wordt vastgelegd en dat bij de locaties ook alleen maar bestaande organisaties kunnen worden ingevoerd. Dit wordt in vaktermen ‘referentiële integriteit’ genoemd.

2. Het bewaken van data volledigheid en datakwaliteit (gegevensintegriteit)
De database kan nog meer bewaken. Bij elk gegeven kan worden aangegeven waar het aan moet voldoen. Dat is te vergelijken met de celeigenschap in Excel maar gaat nog wat verder. Ten eerste kun je afdwingen welke velden wel of niet verplicht gevuld moeten worden. Hiermee bewaak je de volledigheid van data. Ook kun je afdwingen of een waarde bijvoorbeeld numeriek of alfanumeriek moet zijn en hoeveel cijfers en decimalen of karakters zijn toegestaan. Hiermee kunt je de volledigheid en kwaliteit van de data veel beter bewaken.

3. Betere onderhoudbaarheid door gegevens maar één keer vast te leggen
Door een relationele database te gebruiken liggen de gegevens zoveel mogelijk op één plaats opgeslagen. De database zorgt er bovendien voor dat de gegevens worden bewaakt. De naam Jansen wordt maar één keer vastgelegd en dat is handig als je een naam moet wijzigen. Maar ook een wijziging in omzet of referentienummer is eenvoudig op één plek te doen en dus betrouwbaar.

4. Veilig met data omgaan
Bij gebruik door meer mensen kun je regelen wie bepaalde data mag aanpassen. Door verplicht inloggen kun je bijvoorbeeld bepaalde data afschermen. Bovendien kun je monitoren wie bepaalde data wanneer heeft gewijzigd en is het in sommige systemen mogelijk om fouten tot op de seconde te herstellen met zogenaamde point-in time recovery. Zo gaat belangrijke data nooit verloren.

5. Beter schaalbaar
Een grotere database als bijvoorbeeld Oracle heeft zijn eigen server waardoor het systeem meer data en gebruikers aankan. Het is dus op een grotere schaal in te zetten en het kan de grote hoeveelheden data aan. Bij Excel gaat de performance bij grote hoeveelheden data flink achteruit.

6. Koppelingen tussen databases
Nu is het mooie dat wanneer je eenmaal de data in een database hebt deze eenvoudig is over te zetten van de ene naar de andere database omdat de structuur gelijk is. Door het gebruik van Structured Query Language (SQL) blijven ook alle bevragingen op een andere database nog werken.

Een relationele database bewaakt de kwaliteit en volledigheid van je data

Onze ervaring is dat een relationele database cruciaal is bij het betrouwbaar organiseren van grote hoeveelheden gegevens. De kwaliteit en volledigheid van data zijn veel beter te bewaken en te beheersen als de data in een relationele database wordt opgeslagen. Dit staat overigens het werken met Excel niet in de weg. In alle gevallen kan aan de hand van exporteren van gegevens naar Excel telkens worden teruggegrepen op de brongegevens. Voor de meeste bedrijfstoepassingen zijn relationele databases zeer geschikt om processen te ondersteunen en om in de informatiebehoefte te voorzien.

Meer weten over de mogelijkheden van relationele databases voor uw organisatie of over het ontwikkelen van webapplicaties om datakwaliteit en betrouwbaarheid te waarborgen? Neem vrijblijvend contact met ons op. Onze specialisten vertellen u er graag meer over.