Vind je datakwaliteit en veiligheid belangrijk? Gebruik Excel dan niet als database

Voordat er onduidelijkheid over bestaat wil ik het volgende eerst duidelijk stellen: in de regel is er niets mis met het gebruik van Excel, zeker niet als rapportagetool om data te analyseren. Maar waar het vaak mis gaat is wanneer Excel ook gebruikt wordt als opslagmedium voor de data, terwijl Excel geen database is. Gebruik je Excel wel als database? Dan levert dat in de praktijk vaak een heleboel problemen op die niet altijd even zichtbaar zijn. Zeker als je op basis van data en analyses in Excel besluiten gaat nemen. De kans is groot dat één van onderstaande zaken daarvan de oorzaak is. Als je dit herkent, dan is goed om eens na te denken over het vastleggen van dit soort gegevens in een relationele database.

1. Het kopiëren van fouten

In Excel is het heel gemakkelijk om delen te kopiëren, maar dat kunnen ook delen zijn met formules en vastgelegde relaties. Er kunnen bij het kopiëren van die data fouten ontstaan. Over het algemeen vallen deze fouten nog wel op, maar wordt een deel gekopieerd waar al een fout in zit dan wordt het een stuk lastiger. Wordt de oorspronkelijke fout ontdekt, dan is het een hele klus — misschien een onmogelijke klus — om te achterhalen waar deze foutieve data overal naar toe is gekopieerd.

2. Het gebruik van een foutieve versie van de spreadsheet

Wanneer meerdere mensen samenwerken aan één spreadsheet is de kans groot dat er een zogenaamd ‘versie probleem’ ontstaan. De versies staan op verschillende plaatsen opgeslagen of zijn onderweg via e-mail. Het wordt dan al snel onduidelijk in welke spreadsheet nu de juiste data staat. Wanneer iedereen in hetzelfde bestand werkt kan dat alleen na elkaar. Daarom wordt er vaak snel even een kopie gemaakt en worden mogelijk wijzigingen dubbel uitgevoerd of worden correcties van anderen tenietgedaan, omdat in oudere versies wordt doorgewerkt.

3. Moeite met het behouden van overzicht in een grote spreadsheet

Een spreadsheet opzetten is eenvoudig. Wanneer deze echter gaat groeien wordt het steeds moeilijker om overzicht te houden. Soms moet bijvoorbeeld de wijziging van een organisatienaam of een bepaalde berekening op veel plaatsen worden doorgevoerd. Het gevolg? Een verhoogd risico op fouten en verlies van kostbare tijd.

4. Fouten in de data komen niet gemakkelijk aan het licht

Binnen Excel is het combineren van gegevens uit verschillende spreadsheets voor bepaalde doelen een lastig verhaal. Eén typefout kan er al voor zorgen dat bepaalde gegevens niet worden gevonden en niet meegaan in sommaties. Wanneer deze data niet direct wordt gemist dan kan dit jarenlang tot fouten leiden.

5. Brondata gaat soms verloren door transformaties

Een spreadsheet is heel flexibel en een gebruiker kan er in principe alles mee doen. Zo kun je er bijvoorbeeld diverse transformaties op los laten, waarbij je gegevens uit verschillende bronnen kunt combineren en naar wens vormgeven en verder verfijnen. En als er als gevolg van de transformatie niet meer kan worden teruggekeerd naar de brondata, gaat kostbare informatie verloren. Terwijl een collega juist die data nodig heeft om bijvoorbeeld controles uit te voeren.

Conclusie: gebruik Excel niet meer als database

Mijn advies als je fouten in de data — met alle mogelijke gevolgen van dien— wilt voorkomen? Gebruik dan Excel niet als database. Een relationele database is een beter alternatief om de betrouwbaarheid en datakwaliteit te garanderen. Een relationele database is opgebouwd uit tabellen die een onderlinge relatie met elkaar hebben. Iedere tabel bevat data van een bepaalde gegevenssoort (entiteit).

Met een relationele database heb je ten opzichte van Excel veel meer mogelijkheden om de datakwaliteit, dataveiligheid en databetrouwbaarheid te bewaken. En dat is een voorwaarde om op ieder moment over de juiste data te kunnen beschikken en zeker als je op basis van data beslissingen wilt nemen.

In een volgend blog leggen we uit hoe een relationele database werkt en gaan we dieper in op de voordelen van een relationele database en wat het je kan opleveren. Stay tuned!