Terminologie zet mensen op het verkeerde been: hoe breng je IT kennis begrijpelijk en laagdrempelig over?
Ontvang onze verse kennis maandelijks in je mailbox.
Onduidelijkheid over vreemde termen geldt niet alleen voor ingrediënten die in een product zitten. Vaak leeft het idee, vanwege de lange en enge namen, dat deze producten vol chemicaliën zitten die slecht voor ons kunnen zijn. Maar heel veel van die ingrediënten komen gewoon in de natuur voor. Zo zie je dat terminologie en onwetendheid kan leiden tot onterechte conclusies of beleving. En dat is ook een probleem in IT. Door het gebruik van allerlei moeilijke woorden ontstaat er soms een communicatiekloof. Hoe kun je kennis begrijpelijk en laagdrempelig overbrengen en een brug slaan tussen mensen uit de business en IT?
Een tsunami van begrippen in IT leidt tot onduidelijkheid
In IT leidt een toenemende hoeveelheid aan terminologie tot onduidelijkheid. Soms zijn nieuwe termen oude wijn in nieuwe vaten. ‘In the cloud’ is eigenlijk gewoon ‘hosting’ zonder dat je zelf weet waar de server staat. Naast SAAS (software as a service) en RAAS (reporting as a service) bestaat er ook XAAS (anything as a service). En we hebben het over native apps, data warehouses, concurrent users en entity relation models. Of wat dacht je van de SOA, in de IT wereld staat dat toch echt bekend als Service Oriented Architecture. Al deze begrippen maken het lang niet altijd duidelijk wat er nu echt bedoeld wordt.
IT moet af van rare geheimtaal
Ook de parlementaire commissie die de falende ICT projecten bij de overheid onderzocht begreep het tech-jargon niet. Er werd zelfs gesuggereerd dat de IT af moet van die ‘rare geheimtaal’ en daarom zijn er vijftig IT termen vertaald voor de commissie. Aan de andere kant mag je er vanuit gaan dat een ontwikkeld mens weet wat ICT betekent, iets wat een Tweede Kamervoorzitter bijvoorbeeld niet wist.
Desondanks is het belangrijk dat er duidelijkheid komt over IT termen en er geen sprake meer is van verwarring.
Begrijpelijk communiceren met de business is cruciaal
In ons vak is het, aangezien we aan processen bouwen, enorm belangrijk dat er uiteindelijk een verhaal ontstaat, het verhaal rondom het doel wat bereikt dient te worden. Of het nu een product is of een dienst, dat maakt niet uit. Want een verhaal spreekt voor iedereen tot de verbeelding, waardoor het geheel een stuk duidelijker wordt.
We bouwen (aan) een proces en om dit proces volledig te begrijpen moeten we alle puzzelstukjes hebben en op de goede plaats leggen anders kunnen we onvoldoende business value leveren. Hiervoor gebruiken we uiteraard verschillende methoden en technieken.
Vaak gaat het bij het opschrijven al niet goed:
- Wat vanzelfsprekend is wordt niet opgeschreven.
- Vaak heeft men moeite met het uittekenen van een bedrijfsproces. Het leidt vaak tot discussies onderling en als men dan tot consensus is gekomen dan betreft het vaak alleen de zogenaamde happy flow en niet de talloze uitzonderingen die plaatsvinden in het proces.
- Opschrijven kan resulteren in verkeerde interpretaties (Jan zegt niet dat Piet de koffer heeft gestolen.)
Daarnaast zien we vaak dat er geen interdisciplinair team aanwezig is:
- Het is beter om kennis in te brengen vanuit verschillende disciplines.
- Een Single Point of Contact (SPOC) wordt vaak een Single Point of Failure.
- Er ontstaan communicatie bruggen, dit is inherent aan ruis. Ken je dat spelletje nog van vroeger waarbij je in een kring zat en iets in het oor fluisterde van degene naast je? Aan het einde van de keten kwam er iets heel anders uit dan je had ingefluisterd.
Het is dan ook efficiënter en effectiever om met een team twee uur lang rond een whiteboard te staan en te brainstormen en discussiëren dan om acht uur lang zaken op schrijven en dit dan door de keten te laten gaan. Het biedt een visueel aspect (een plaatje vertelt meer dan 1000 woorden), de kennis is gedeeld en geborgd en als je naderhand een foto maakt en vervolgens voorziet van een beknopt gespreksverslag dan is de kans op onvolledigheid en fouten vele malen minder geworden.
Uiteraard beschikken we over veel meer methoden en technieken om projecten voorspelbaar, betrouwbaar en transparant uit te voeren met als doel verregaande wendbaarheid, risicoreductie en business value.
Wil jij meer weten over communicatie? Of heb je andere vragen over data en informatiemanagement? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze specialisten. Zij helpen je graag verder.
