Datakwaliteit in de AGF sector: hoe hou je je data vers?

Tussen bedrijven binnen de AGF sector en in de keten wordt steeds meer data uitgewisseld. Om als bedrijf in deze complexe voedselketen te kunnen opereren is goede datakwaliteit steeds belangrijker. Maar uit de praktijk blijkt dat datakwaliteit nog niet altijd hoog op de agenda staat. In de AGF sector is er een initiatief van GS1, Frug I Com en het GroentenFruit Huis om, in samenwerking met retailers, voorlichtingsbijeenkomsten over datakwaliteit voor de sector te gaan houden. Het doel is om de supply chain nog verder te professionaliseren. De voorwaarde daarvoor is wel dat de datakwaliteit optimaal moet zijn. Maar hoe realiseer je dit?

Datakwaliteit: waar hebben we het over?

Als we het hebben over juiste, volledige en actuele productdata gaat het enerzijds om logistieke en transactionele data. Met name de retail wil bijvoorbeeld weten wat de maten zijn van dozen en kratten en hoe hoog er op een pallet gestapeld is om te kunnen beoordelen hoe een en ander in het logistieke proces afgehandeld kan worden. Ook is het van belang dat pallets en dozen goed gelabeld zijn met barcodes om het logistieke proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Fouten leiden tot verstoringen en dus onnodige kosten.

Anderzijds is het mede door EU wetgeving nodig om productdata zoals etiketinformatie juist en volledig met het product mee te leveren. Retailers moeten bij online verkoop immers die data aan consumenten verstrekken.

Is de AGF sector een bijzondere sector als we het hebben over datakwaliteit?

In een eerdere blog schreven we al over het belang van betrouwbare data voor de EtiketWijzer app van het Voedingscentrum. Goede datakwaliteit is voor het informeren van consumenten cruciaal. Dat geldt voor alle producten die in de supermarkt of de detailhandel te koop zijn. Maar zijn tomaten of frambozen meer bijzonder dan producten die langer houdbaar zijn als het gaat om datakwaliteit?

Het is zo dat droge kruidenierswaren qua maat en inhoud stabiel zijn en versproduct veel dynamischer is. Versproducten variëren door seizoensinvloeden, herkomst of ras in formaat en type, smaak en inhoud. Omdat je veel producten niet jaarrond uit één bepaald gebied kunt krijgen is er variatie in aanbod. Soms speelt dat een rol op consumentenniveau, maar vrijwel altijd op handelsniveau. Natuurlijk is er met het sorteren en categoriseren nog een bepaalde mate van stabiliteit te behalen, maar een versproduct is en blijft dynamisch. De natuur laat zich niet voor 100% sturen. En daarom is datakwaliteit juist in deze sector zo cruciaal.

Is de data in de AGF sector bijzonder?

Het is niet zozeer de data zelf die de AGF sector bijzonder maakt, maar juist de dynamiek eromheen. De houdbaarheid van versproducten is beperkter en de kwaliteit kan sneller achteruit gaan in vergelijking met droge kruidenierswaren. Het is een ware kunst om een product met de juiste intrinsieke en extrinsieke kwaliteit op het juiste moment in het schap voor de consument te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan de ‘ready to eat’ avocado’s.

Met data over teeltomstandigheden, oogstomstandigheden en transport- en bewaaromstandigheden zijn we steeds beter in staat om versketens te sturen en onder controle te krijgen. Behalve deze ‘beheersbare kwaliteit’ gaat het er in de keten ook om dat de informatie over herkomst en teeltomstandigheden, zoals bijvoorbeeld biologische teelt en teelt onder GlobalGap certificering, betrouwbaar en herleidbaar is. Tenslotte speelt datakwaliteit een rol bij het terugdringen van productderving.

Wat is er nodig om de datakwaliteit te verhogen?

Goede datakwaliteit vergt inspanningen van alle deelnemers in de keten. Onderzoek toont aan dat slechts 60% van de artikeldata correct is. Voor het verhogen van de datakwaliteit in de versketen zijn de volgende aspecten cruciaal:

Mate van urgentie
Betrouwbare data begint bij jezelf, bij je eigen processen en artikeldata. En daar ligt ook een van de kernpunten: ‘waarom zou ik er aandacht aan besteden als ik er niet op afgerekend wordt?’. Wij merken uit eigen ervaring dat de EtiketWijzer app van het Voedingscentrum het belang van betrouwbare data onderstreept, de urgentie verhoogt en verbetering stimuleert.

Een andere drijvende kracht zijn de retailers die voor hun processen in distributiecentra, category management en online verkoop over actuele en juiste data moeten beschikken. Ook door de druk die zij uitoefenen komt datakwaliteit bij bedrijven hoger op de agenda. Met het initiatief van GS1, Frug I com en GroentenFruit Huis wordt aan bewustwording gewerkt.

Niveau van automatisering
Dat zelfs de teler zich daarbij soms als een dataspecialist moet gedragen hebben we al eerder beschreven. Maar ook bij de andere ketenpartners is het kunnen omgaan met grote hoeveelheden data steeds belangrijker. Het eigen data management en combineren van data uit verschillende systemen en van verschillende locaties is vaak nog een uitdaging. Het optimaal elektronisch uitwisselen van data tussen partijen verloopt nog lang niet overal optimaal. Hierbij speelt het niveau van automatisering binnen bedrijven zelf een rol. Gelukkig zijn er een aantal hulptroepen en dienstverleners die daarbij een ondersteunende rol kunnen spelen.

Toepassing van standaarden
Bij het uitwisselen van informatie in de keten speelt standaardisatie een belangrijke rol. Als je data van een ander ontvangt moet je immers weten wat er met de aangeleverde gegevens bedoeld wordt. En daar moet je afspraken over maken. Dat kun je natuurlijk bilateraal (tussen twee partijen) doen, maar als je met veel partijen gegevens uitwisselt wordt dat een hels karwei.

Daarom is het toepassen van sectorstandaarden een stuk efficiënter. Het uniek identificeren van een locatie met een Global Location Number (GLN), het product met een Global Product Classification code (GPC) en het artikel met een Global Trade Item Number (GTIN) is nog maar het begin.

Voor het uitwisselen van data is door GS1 een groot aantal codelijsten gedefinieerd. De bedoeling is dat bij het elektronisch uitwisselen op basis van die coderingen gebeurt. Dat betekent in de praktijk dat software systemen hierop aangepast moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan iets relatief eenvoudigs als het  identificeren van een herkomstland met NL/NED of ES/ESP. Daarnaast zijn er codelijsten voor eenheden, maten, verpakkingsmaterialen, nutriënten, allergenen, houdbaarheid technieken en nog veel meer.

Datakwaliteit in het tijdperk van ‘alternatieve feiten’

We schreven al eerder over het belang van datakwaliteit. Joseph Juran,  een van de grondleggers van kwaliteitsmanagement, definieert datakwaliteit als volgt: ‘Data is van hoge kwaliteit als het geschikt is voor het beoogde doel in operationeel gebruik, besluitvorming en planning’. Laten we met die gedacht in het achterhoofd datakwaliteit een hoge plek op de agenda geven.

Wil jij meer weten hoe je datakwaliteit kunt organiseren en borgen of hoe je elektronisch data kunt uitwisselen met anderen ? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze specialisten. Zij helpen je graag verder.