Digitale jungle of snelweg? 3 redenen om data en databases op te schonen

Als het lukt ruim ik voor de zomervakantie zo goed en zo kwaad als het kan mijn bureau op. Ik ben slecht in weggooien van dingen, zowel thuis als op kantoor. Mijn kelder staat vol met spullen die ooit nog wel eens van pas kunnen komen. Herkenbaar? Als je er over nadenkt dan geldt hetzelfde voor spullen (documenten) op het werk, zowel in papieren als digitale vorm. Behalve dat ze vaak verouderd zijn en hun waarde hebben verloren kun je door de chaos de informatie die er toe doet niet meer vinden. Het opschonen van data en databases is van belang. Maar waarom? Wij hebben de drie belangrijkste redenen op een rij gezet.

Reden 1: Werknemers werken efficiënter en productiever door verbeterde vindbaarheid

Omdat schijfruimte tegenwoordig geen issue meer is hebben we de neiging om alles te bewaren. Met bijvoorbeeld een overvolle mailbox als gevolg. Er is geen stimulans meer — zoals de melding je mailbox zit vol’ — die zorgt dat je de inbox regelmatig opruimt. En dus bewaren we alles. Met de consequentie dat je door alle documenten en berichten heen de essentiële dingen niet meer kunt vinden.

Komt dan iemand met de vraag of je het document over de prijsafspraken nog hebt of de e-mail van vorig jaar met de discussie rondom de bedrijfsstrategie, dan ben je waarschijnlijk lang bezig om het te vinden. Als je dan al niet per ongeluk de verouderde versie stuurt of het document helemaal niet kunt vinden.

Een opgeschoonde database zorgt voor efficiëntie. Het scheelt tijd en zorgt voor een hogere productiviteit bij medewerkers.

Reden 2: Het opschonen van data zorgt voor betere kwaliteit analyses

Wanneer je je huis schoon wilt houden moet je vragen of iedereen bij de voordeur zijn schoenen uit wil doen. Maar dan nog komt er rommel mee naar binnen. Daarom maak je regelmatig je huis schoon.

Bij een database is dit niet anders.  Op het moment van het verwerken van data en opslag in de database moet je al zoveel mogelijk controles en validaties uitvoeren om je data zo schoon mogelijk op te slaan.

Toch is het daarnaast nog nodig om de data regelmatig op te schonen. Om het risico op een vervuilde database te verkleinen. Onjuiste of verouderde data kan worden aangepast of verwijderd. Bovendien neemt hierdoor de kwaliteit van rapportages en analyses toe. En een opgeschoonde database verbetert de mogelijkheden voor het uitvoeren van geavanceerde analyses op je data.

Reden 3: Het opschonen van data voorkomt fouten

Veel digitale archieven bevatten oudere of dubbele versies van documenten. Vaak zijn verschillende conceptversies nog in het digitale archief te vinden. We zijn slecht in het ontdubbelen en verwijderen van verouderde versies.

Werken met een verouderde versie van een document of met verouderde data kan tot vervelende fouten leiden. Je stuurt bijvoorbeeld een contract ter ondertekening met daarin verouderde tarieven, omdat je het oude sjabloon gebruikte. Daar zit niemand op te wachten

Het regelmatig opschonen van de data en de volledige database voorkomt dat je fouten maakt die je eenvoudig kan vermijden.

Het opschonen van data wordt steeds belangrijker

Tegenwoordig wordt steeds meer gebruik gemaakt van big data en Artificial Intelligence (A.I.). Ook voor deze grote bakken met data geldt dat ze eerst opgeruimd en opgeschoond moeten worden, willen ze uiteindelijk van waarde zijn. Het motto is wel eens “garbage in, garbage out” en dat is in dit geval niet anders.

Sterker nog, juist hier is het misschien nóg belangrijker. Artificial Intelligence heeft immers een dataset nodig om te starten met leveren. En om goed te kunnen leren heb je een betrouwbare zuivere dataset nodig. En dan moet je ze wel bijhouden.

Veel van het werk gaat dan ook zitten in het voorbereiden en opschonen van deze data. Het is pure noodzaak. Ik ben benieuwd hoeveel er straks verkeerd is aangeleerd — met de zelflerende systemen — door niet opgeschoonde en/of foutieve datasets.

Hoe borg je de snelheid en data kwaliteit in de digitale jungle?

Het zou misschien niet verkeerd zijn als mijn vrouw mij een bewaar- en vernietigingstermijn voor de spullen in mijn kelder zou opleggen. Laatst deed ze dat bij een design lamp die we zelf niet meer wilden. Ik kon ‘m binnen de gestelde termijn van 3 maanden via marktplaats verkopen en voorkomen dat ik de lamp moest afvoeren naar het afvalstation.

Ook binnen bedrijven kan zo’n maatregel effectief zijn. Behalve de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijn is voor je digitale archief een dergelijke regeling handig om regelmatig opruimen te stimuleren. Ik pleit dan wel voor een update clausule. Dat betekent dat je de documenten regelmatig moet bekijken en updaten of minimaal de datum moet bijwerken.

Een dergelijke procedure voorkomt nutteloze documenten in je digitale archief en vergroot de vindbaarheid wanneer je bepaalde documenten echt nodig hebt. Daarmee zorg je dat je als bedrijf efficiënt met informatie van hoge kwaliteit en zonder fouten kunt werken. Een snelweg is een goede infrastructuur voor adequaat informatiemanagement, een jungle niet.

Wil jij meer weten over effectief data management ? Of heb je andere vragen over data en informatiemanagement? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze specialisten. Zij helpen je graag verder.